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Facility Management mit Qualität

Qualitätsverbesserung

Großunternehmen müssen sicherstellen, dass ihre hohen Qualitätsstandards in allen Bereichen eingehalten werden

Wir nehmen umfassende Maßnahmen, um ein Qualitätsmanagement-System zu etablieren und kontinuierlich zu verbessern. Ein zentraler Pfeiler dieses Systems ist die fortlaufende Überwachung und Analyse von Prozessen, um Bereiche mit Optimierungspotential zu identifizieren. Dafür setzen wir auf offene Kommunikation mit allen Mitarbeitern und externen Partnern. Diese Transparenz ist entscheidend, um die Umsetzung der Qualitätsstandards im gesamten Unternehmen sicherzustellen.

QUALITÄT IM Facility Management STETIG VERBESSERN

Due Dilligence

Wegen der häufig unterschiedlichen Erwartungshaltungen im Facility Management von Betreibern (Auftraggebern) und Bewirtschaftern (Auftragnehmern) ist es insbesondere für die Betreiber notwendig, transparente Informationen über die Leistungen und deren Optimierungsansätzen zu erhalten.

Der Begriff Due Diligence kommt aus dem amerikanischen Kapitalmarkt- und Anlegerschutzrecht und steht im Deutschen für angemessene Sorgfalt. In Deutschland findet dieser Grundsatz seine Rechtsgrundlage in § 276 BGB, der festlegt, dass die Parteien die im Verkehr erforderliche Sorgfalt anwenden müssen. Dies ist ein erster wichtiger Schritt in Richtung Qualität.

BESCHREIBUNG

Verantwortung für das (FM-) Qualitätsmanagementsystem.

Unterprodukt:

9210 - Normen und Richtlinien

Zur Überprüfung der Qualität im Facility Management dienen unsere ergebnisoffenen Audits. Das sind systematische und prozessunabhängige Untersuchungen der qualitätsbezogenen Tätigkeiten in Übereinstimmung mit den geplanten Anordnungen und zu erreichenden Zielen.

RE-AUDITIERUNG, INNENREVISIONEN, KONTINUIERLICHE VERBESSERUNG DES MANAGEMENTS.

Aktivitäten (Beispiele)

QUALITÄTSMANAGEMENT-SYSTEM

Facilities (Beispiele)

PRODUKTNUMMER NACH DIN EN 15221-4

9200

BESCHREIBUNG

Verantwortung für die Anerkennung und Entwicklung von (Unternehmens-) Normen und Richtlinien als Grundlage für das QS-System / die Zertifizierung der Qualitätssysteme.

Wir beraten u. A. zu Compliance / Betreiberverantwortung und helfen in der Organisations-, Personal- und Leistungsentwicklung.

PRODUKTNUMMER NACH DIN EN 15221-4

9210

BASIS DER STANDARDS

Das Facility Management stellt schritt- und modulweise Standards bereit, welche an den Standorten genutzt werden können. Auf Basis dieser Standards und einem Leistungsvergleich (Benchmarking) sollen Ressourcen- und Qualitätsverluste infolge Fahrzeiten, Abstimmungen, Einweisungen, Nachfragen reduziert werden.

CAFM-SYSTEM

Möglichst effiziente (und vereinheitlichte) Prozesse beim Bauen und Betreiben sind zentral zu entwickeln und von dort zur Verfügung zu stellen (Produkt- und Prozessentwicklung). Dies bedingt die Einführung und Umsetzung eines den Standort übergreifenden CAFM-Systems, um damit die Nachteile der Entfernung möglichst auszugleichen, indem mehr und mehr Standards und Abstimmungen auf elektronischem Wege abgewickelt werden, sofern sie nicht die direkte Anwesenheit vor Ort erfordern.

Wir begleiten bei der Auswahl, Beschaffung und Implementierung von CAFM-Systemen und begleitenden Systemen für Compliance, Arbeitsschutz, Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung, CAE- und / oder CAD-Systemen.

FACILITY MANAGEMENT GANZHEITLICH

Auch die Planungs- und Projektierungsprozesse und die infrastrukturellen und kaufmännischen Leistungen müssen in das FM-DV-System einbezogen werden. Erst bei ganzheitlicher Betrachtung kann Facility Management all seine Vorzüge entfalten.

QUALITÄTSZUSAMMENHANG

Die Qualitätssicherung beruht auf der konsequenten Erfüllung der drei Qualitätszusammenhänge:

STRUKTURQUALITÄT

Eine gute Strukturqualität führt zu einer hohen Prozessqualität, die wiederum eine ausgezeichnete Ergebnisqualität zur Folge hat. Unter günstigen Rahmenbedingungen können effektive Betriebsabläufe gewährleistet werden, die zur Zufriedenheit der Kunden beitragen. Die erste Qualitätsdimension, die Strukturqualität, beurteilt die Rahmenbedingungen, innerhalb derer die Dienstleistungen, etwa in der Speisenversorgung, erbracht werden. Zu diesen Rahmenbedingungen gehören beispielsweise die Qualifikation und Anzahl der Beschäftigten, vorhandene Konzepte für Aus-, Fort- und Weiterbildung, die räumliche und funktionelle Ausstattung sowie die Organisationsstruktur.

PROZESSQUALITÄT

Die Prozessqualität beurteilt Art und Umfang der Leistungserbringung sowie die Betriebsabläufe.

ERGEBNISQUALITÄT

Die Ergebnisqualität beinhaltet die Beurteilung der Qualität der erbrachten Leistungen, z. B. durch die Kunden, Mitarbeiter, Auftraggeber und den Auftragnehmer selbst (self assessment), usw. Die Ergebnisqualität ist der endgültige Maßstab für die Qualität der erbrachten Dienstleistung. Sie ist regelmäßig zu erkunden zu dokumentieren und auszuwerten.

FM-LEISTUNG - NUMMER NACH GEFMA 100-2

0.500

BEDARFSPLANUNG IM BAUWESEN BEDEUTET NACH DIN 18205

die methodische Ermittlung der Bedürfnisse von Bauherren und Nutzern, deren zielgerichtete Aufbereitung als "Bedarf' und dessen Übersetzung in eine für Planer, Architekten und Ingenieure verständlichen Aufgabenstellung.

Wir übernehmen gerne das planungs- und baubegleitende Facility Management und stehen als Projektsteuerer an Ihrer Seite.

NACH ZIFF. 4 DER DIN 18205 IST BEDARFSPLANUNG EIN PROZESS. ER BESTEHT DARAUS,

die Bedürfnisse, Ziele und einschränkenden Gegebenheiten (die Mittel, die Raumbedingungen) des Bauherrn und wichtiger Beteiligter zu ermitteln und zu analysieren sowie damit zusammenhängende Probleme zu formulieren, deren Lösung man vom Planer erwartet.

DIE BEDARFSPLANUNG UMFASST IM WESENTLICHEN FOLGENDE LEISTUNGEN:

  • Klären der Aufgabenstellung,Überlegungen zum gesamten Leistungsbedarf,

  • Formulieren von Entscheidungshilfen für die Auswahl anderer an der Planung fachlich Beteiligter,

  • Zusammenfassen der Ergebnisse,

  • Bestandsaufnahme,

  • Standortanalyse,

  • Betriebsplanung,

  • Aufstellen eines Raumprogramms,

  • Aufstellen eines Funktionsprogramms,

  • Prüfen der Umwelterheblichkeit,

  • Prüfen der Umweltverträglichkeit.

FM-LEISTUNG - NUMMER NACH GEFMA 100-2

1.111

Bedarfsplanung

Nutzergerechte flächenorganisation (z.b. büro- und sonderflächen, erschliessungskerne, infrastrukturflächen und sanitärkerne

ERSCHLIESSUNG UND LOGISTIK (INTERNER UND EXTERNER PERSONEN- BZW. WARENVERKEHR, AUFZÜGE, LASTENAUFZÜGE)

  • Anlieferung, Küchenanlieferung,

  • Entsorgung.

VERKEHRSERSCHLIESSUNG

  • Garagen, Tiefgaragen, Parkflächen,

  • Zufahrten,

  • Verkehrssignale,

  • Außenanlagen,

  • Grünflächen,

  • Wasserflächen,

  • Sitzecken u. ä.

ENERGETISCHES KONZEPT

  • Die Bauten sollen auf ein effizientes Energiemanagement ausgerichtet sein. Dieses ist Bestandteil eines anzustrebenden übergreifenden Facility Managements.

  • Eine Grundlage des Energiemanagements bildet die Gebäudeautomation. In ihr sind alle automatisierten Komponenten wie Kessel, Kühlgeräte, Lüfter, Pumpen, Einzelraumregelungen, Lichtsteuerungen, Sonnenschutz u.s.w. funktional zu integrieren und in einem übergeordneten Gesamtkonzept für den Gebäudebetrieb einzubinden. Erst dann ermöglichen sie mit ihren Bedien-, Beobachtungs- und Störmeldefunktionen mit zeit- und ereignisabhängigen, sowie begrenzenden Spitzenlast-Aktionsprogrammen den energie- und kostenbewussten Gebäudebetrieb.

  • Es ist sicherzustellen, dass die üblichen Leistungsbereiche der technischen Gebäudeausrüstung wie Heizungs-, Raumluft- und Sanitärtechnik, Elektro-, Informations-, Gefahren-, Sicherheits- und Fördertechnik untereinander und mit dem Leistungsbereich der Bautechnik zusammenwirken.

  • So sind z. B. in Abhängigkeit der verschiedenen Beeinflussungsgrößen, wie Außenlufttemperatur, Sonneneinstrahlung, Abwesenheit der Nutzer, die Energieströme auf die Einhaltung optimaler Parameter im Gebäudeinneren zu steuern und zu regeln.

  • Die lastabhängige Anpassung der Energiebereitstellungsanlagen ist mit der Wirkungsweise transparent wärmegedämmter Fassaden bzw. mit Photovoltaik ausgestatteter Gebäudeteile zu koordinieren.

  • Ausgehend von den Raum- und Außenluftverhältnissen und der Koordination der Beschattungs- und Klimatechnik ist die Dimmung der Beleuchtung und der Jalousienstand zu steuern.

  • Lastspitzen des Elektroenergieverbrauches sind auszugleichen.

  • Durch geeignete technische Voraussetzungen ist die Kommunikation zwischen unterschiedlichen technischen Komponenten und Funktionen einerseits und Produkten unterschiedlicher Hersteller andererseits sicherzustellen.

  • Mit dem Energiemanagement sind die Vorgaben aus der Planung zum sparsamen Energieverbrauch einzuhalten, die Verbrauchswerte weiter zu optimieren und der optimierte niedrige Verbrauch dauerhaft zu sichern.

  • Es sind die messtechnischen Voraussetzungen zur Erfassung der wichtigsten energieökonomischen Kennwerte und damit zur Transparenz des Energieverbrauches zu schaffen. Damit sind gleichzeitig periodisch aussagekräftige Informationen zur Verfügung zu stellen.

  • Die Vorgaben aus der Planung (Soll-Werte) sind mit den Verbrauchswerten aus der Nutzung und der Betriebsphase (Ist-Werte) zu vergleichen. Dabei auftretende Differenzen sind zu untersuchen und zu beseitigen.

BELEUCHTUNGSKONZEPT

  • Die Möglichkeiten zur umfassenden Nutzung des Tageslichtes müssen unter Berücksichtigung von Ergonomie, Energieeinsparung und Wirtschaftlichkeit ausgeschöpft werden. Zur künstlichen Beleuchtung kommen nur energiesparende Leuchtmittel in Frage, nicht jedoch Glühlampen und Halogenglühlampen. Ausnahmen sind zu begründen.

  • Der wirtschaftliche Einsatz einer tageslichtabhängigen und einer präsenzabhängigen Beleuchtungssteuerung (ggf. in einfacher Ausführung) ist durch eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung abzuklären.

KLIMATISIERUNGSKONZEPT

  • Die Notwendigkeit der Installation von Teilklima- und Klimaanlagen ist nachzuweisen (Kühllastberechnung, Nachweis der Notwendigkeit einer Be- bzw. Entfeuchtung).

  • Bei alternativen Systemen ist ein Wirtschaftlichkeitsnachweis zu führen.

  • Es gilt der Grundsatz, weitestgehend auf Kühlung zu verzichten. Äußere Lasten müssen (z.B. durch äußeren Sonnenschutz) minimiert werden. Nur bei hohen inneren Lasten verbleibt ggf. die Notwendigkeit zur Kühlung. Büros, bei denen eine freie Lüftung wegen des Außenlärmpegels oder sicherheitstechnischer Forderungen ausscheidet, können im Allgemeinen mit erzwungener (maschineller) Lüftung ausgerüstet werden. Die Notwendigkeit einer Kühlung ist nachzuweisen.

  • Die Kühlanlagen sind zur Vermeidung unnötiger Energieverluste sorgfältig zu planen und eng an die geforderten Raumbedingungen anzupassen. Minimale Energieverluste werden durch eine optimale Netzstruktur und eine optimale Aufteilung in Kühlkreise erzielt. Die Sonneneinstrahlung und die Zonierung der Kühlanlagen sind fassadenabhängig im Regelungsprozess zu berücksichtigen.

  • Gebäudeteile mit unterschiedlichen Anforderungen sind mit getrennten Regelkreisen auszurüsten. Rohrnetze müssen berechnet und optimiert werden; bei Inbetriebnahme hat ein hydraulischer Abgleich zu erfolgen. Pumpen in den Kühlanlagen sind exakt zu dimensionieren und die Drehzahlregelung ist konsequent einzusetzen.

  • Als Antriebsenergie für die aktive Kühlung sollten vorrangig Abwärme- oder regenerative Energieressourcen genutzt werden.

  • Der Einsatz von fossilen Brennstoffen oder von auf der Basis fossiler Energien erzeugter Energieträger soll vermieden werden

  • Bei konkurrierenden Kühlsystemen entscheidet eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.

FM-LEISTUNG - NUMMER NACH GEFMA 100-2

1.421

QUALITÄTS- UND UMWELTMANAGEMENTSYSTEME DIE HERAUSFORDERUNG FÜR ZUKUNFTSFÄHIGE DIENSTLEISTUNG.

Immer mehr Dienstleistungen aus dem Bereich Gebäude- und Facility Management entscheiden sich für eine Zertifizierung nach Normen des Qualitäts- und Umweltmanagements, wie zum Beispiel der DIN ISO 9001:2015. Technische Dienstleister erleben oft den Druck ihrer anspruchsvollen, industrienahen Auftraggeber, ihre Managementsysteme zertifizieren zu lassen. Aber auch in Bereichen infrastruktureller Services, wie beispielsweise Reinigung oder Objektschutz, stellt die Zertifizierung einen wachsenden Wettbewerbsvorteil dar. Der Nachweis für diese Zertifizierungen wird oft schon in der Prä-Qualifikationsphase verlangt, wenn es um die Neuvergabe von Dienstleistungen geht.

KOMPETENTE BERATER FINDEN

Es ist oft eine Herausforderung, kompetente Berater für den Aufbau und die Implementierung derartiger Managementsysteme zu finden. Diese Berater sollten sowohl über Know-How in den einschlägigen Normen und Richtlinien verfügen als auch die spezifischen Anforderungen der FM-Branche kennen.

KONTINUIERLICHE VERBESSERUNGSPROZESS

Mit der ersten Zertifizierung des Systems ist die Arbeit nicht abgeschlossen. Eine laufende Verbesserung der gesamten Organisation, der sogenannte "kontinuierliche Verbesserungsprozess", optimiert die Wirksamkeit des Systems. Eine jährliche Auditierung dient dazu, diese Optimierung nachzuweisen. Dies bindet oft mehr Ressourcen im Unternehmen, als bei professioneller Betreuung notwendig wäre.

QUALITÄTSMANAGEMENT IST KEIN SELBSTZWECK

Reibungslose transparente Prozesse und klar definierte Schnittstellen mit dem Auftraggeber sind heute zwingende Voraussetzungen, um Verträge wirtschaftlich und zur Zufriedenheit des Kunden erfüllen zu können.

Ein prozessorientiert aufgebautes und über alle Niederlassungen und Betriebe implementiertes Qualitätsmanagementsystem nach DIN ISO 9000:2000 ermöglicht es dem Unternehmen professionell zu wirtschaften, mögliche Fehler frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

DIE VORTEILE:

Kosteneinsparung rechtssichere Verfahren zukunftsfähige Organisation durchgängige Mitarbeiterentwicklung

gerichtsfeste Dokumentation

Wir übernehmen Verantwortung als externer Managementbeauftragter wir bieten Service zur Beratung

NUTZEN

Der Nutzen liegt klar auf der Hand: Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft, die Unterstützung der Support-Prozesse Ihrer Kunden. Wir übernehmen die Verantwortung für die Funktionsfähigkeit und laufende Weiterentwicklung Ihrer Managementsysteme und sorgen dafür, dass Ihre Systeme einen möglichst großen Nutzen für Ihre Organisation bringen.

FM-LEISTUNG - NUMMER NACH GEFMA 100-2

6.150

SCHAFFUNG DER VORAUSSETZUNG FÜR EIN EFFEKTIVES BESCHWERDEMANAGEMENT:

  • z.B. Telefon- Hotline (24-stündige Erreichbarkeit).

SCHRIFTLICHE EINGABEN ÜBER CAFM- SYSTEM (GGF. E- MAIL)

  • kompetente Ansprechpartner im FM-Bereich resp. Subunternehmer mit Durchsetzungsfähigkeit,

  • Rückmelde- bzw. Verfolgungssystem sicherstellen (Kundenbetreuung).

ENTGEGENNAHME VON BESCHWERDEN UND REKLAMATIONEN

  • Beschwerde annehmen,

  • Dokumentieren (CAFM-System).

WEITERLEITUNG AN ZUSTÄNDIGE VERANTWORTLICHE

  • An Verantwortliche Stelle/Person nachweislich weiterleiten (CAFM-System),- Inhalt prüfen, Sachverhalt klären,

  • Bewerten,

  • bei Subunternehmern Vertragsgrundlage, beim eigenen FM-Bereich Leistungsvereinbarung prüfen.

Analyse und Verbesserung

  • Handelt es sich um eine berechtigte Beschwerde?

  • Handelt es sich um eine nicht vereinbarte Leistung, die aber künftig erbracht werden sollte, um den Kunden zufrieden zu stellen?

  • Kalkulation und Vereinbarung dieser Leistung durchführen,

  • ansonsten Nachbessern (kostenfrei),

  • qualifizierte Rückantwort an den Beschwerdeführer geben,

  • Beschwerde einschl. Ergebnis durchgängig dokumentieren,

  • ggf. auf Wiedervorlage legen.

FM-LEISTUNG - NUMMER NACH GEFMA 100-2

6.152.3

Wir machen gutes FM besser, durch..

  • einen großen Erfahrungshintergrund aufgrund vielfältiger Analysetätigkeit,

  • Berücksichtigung aller Vertrags-, Kunden- und Objektspezifika,

  • Berücksichtigung von Erlöspotenzialen, Benchmarks und aktuellen Betreiberpflichten,

  • Identifizierung von Stärken, Schwächen, Chancen und Gestaltungsräumen,

  • Erstanalyse und schrittweises Vorgehen.