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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Timeline

Facility Management: Qualität » Qualitätsmanagement » Timeline

Mit dieser Timeline entsteht in acht Phasen ein hochwertiges FM-Qualitätsmanagement im Rahmen einer Standorttransformation (Neubau + Umzug), das bis Januar 2027 voll operativ ist.

  • Frühe Einbindung des FM in die Planung des Neubaus sichert Barrierefreiheit, Wartungsfreundlichkeit und Qualität.

  • Parallele Strukturen (Alt + Neu) werden Schritt für Schritt harmonisiert – Minimierung von Umzugsschwierigkeiten.

  • KPI-/SLA-Controlling und Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) sorgen dafür, dass aus dem Neubau-FM eine nachhaltige, leistungsfähige Organisation entsteht.

  • ISO 9001-Zertifizierung (o. ä.) schafft Vertrauen bei internen und externen Stakeholdern und liefert den Rahmen für systematische Prozess- und Servicequalität im Facility Management.

  • PHASE 1 (APRIL – JUNI 2025): STRATEGISCHE AUSRICHTUNG & STANDORT-TRANSFORMATIONSZIELE

    Ziele / Schwerpunkte

    Analyse der Ausgangssituation

    -Bestehende FM-Strukturen am alten Standort, Ermittlung von Schwachstellen und Verbesserungsbedarf.

    -Klärung: Wie sehen die Anforderungen an den neuen Standort (Neubau) aus (z. B. Hochautomatisierte Bereiche, Smart-Building-Technik)?

    Entscheidung für QM-Rahmen

    -Festlegen, ob eine ISO 9001-Zertifizierung (oder GEFMA 730 / ISO 41001) angestrebt wird.

    -Verknüpfung mit anderen Zielen (ESG, nachhaltiges Bauen, digitalisierte Prozesse).

    Stakeholder & Projektteam

    -Zusammenstellung eines Kernteams: Bauherr / Projektleitung Neubau, FM-Leitung (alt + neu), BR, IT, HR.

    -Festlegung erster Transformationsziele (z. B. Zusammenführung FM-Prozesse beider Standorte).

  • PHASE 2 (JUNI – SEPTEMBER 2025): ORGANISATIONS- UND KONZEPTAUFBAU (NEUBAU & TRANSFORMATION)

    Ziele / Schwerpunkte

    Organisationsstruktur

    -Definition einer gemeinsamen FM-Struktur (alt + neu), ggf. separate Projektorganisation für den Neubau.

    -Benennung eines Qualitätsmanagement-Beauftragten bzw. QM-Leiters für FM.

    Konzept für Neubau-FM

    -Early involvement in die Ausführungsplanung: Barrierefreiheit, Wartungsfreundlichkeit, Smart-Building-Funktion.

    -Abgrenzung GU- vs. Nutzerausbau (wer stellt welche FM-Dokumente?).

    Dokumentenmanagement

    -Aufbau eines zentralen DMS (oder CAFM) als „Single Point of Truth“ für alte und neue FM-Daten.

    -Entwurf eines Qualitätshandbuchs (Rohversion).

    Qualitaet-Cookie-Einstellungen

  • PHASE 3 (SEPTEMBER – DEZEMBER 2025): PROZESSDESIGN & QUALITÄTSSTANDARDS FÜR ALT + NEU

    Ziele / Schwerpunkte

    Prozessdefinition

    -Ausarbeitung FM-Prozesslandschaft: Wartung, Reinigung, Sicherheitsdienste, Infrastrukturelle Services.

    -Integration beider Standorte (wie werden Services z. B. einheitlich gesteuert?).

    Qualitätskennzahlen (KPI, SLA)

    -Festlegung, wie Leistungs- und Qualitätsstandards im Alt- und Neubau gemessen werden (Reaktionszeiten, Kosteneffizienz etc.).

    -Einführung einheitlicher SLA für Dienstleister, ggf. Neuverhandlung der Verträge.

    Risiko- & Chancenmanagement

    -Transformationsrisiken: (Personalmangel, Verzögerungen beim Neubau, Parallelbetrieb).

    -Chancen: (Vereinheitlichung der FM-Prozesse, Kostensynergien).

    GROSSUNTERNEHMEN MÜSSEN SICHERSTELLEN, DASS IHRE HOHEN QUALITÄTSSTANDARDS IN ALLEN BEREICHEN EINGEHALTEN WERDEN

  • PHASE 4 (DEZEMBER 2025 – MÄRZ 2026): ROLLOUT QM-GRUNDLAGEN & SCHULUNGEN IN PARALLELEN STRUKTUREN

    Ziele / Schwerpunkte

    Basis-QM-Implementierung

    -Erstellung standardisierter Verfahrensanweisungen (Wartung, Störungsmeldungen, Beschwerdemanagement).

    -Integration in CAFM, falls vorhanden (Ticket-System, Workflow).

    Schulungen & Kommunikation

    -Trainings für FM-Teams (alt + neu) zu QM-Methoden, Dokumentenlenkung, Abweichungsmanagement.

    -Interne Info-Kampagne (Intranet, Flyer) zu den neuen Qualitätsprozessen.

    Parallelbetrieb-Planung

    -Vorbereitung, wie das FM-QM im Alt-Standort weiterlaufen soll, während man den Neubau hochfährt (Übergangsphase).

    Effizientes digitales Büromanagement

  • PHASE 5 (MÄRZ – AUGUST 2026): PILOTIERUNG IM ALT- UND NEUBAU + INTERNE AUDITS

    Ziele / Schwerpunkte

    Teil-Umzug / Pilotphasen

    -Erste Bereiche ziehen ggf. schon ins neue Werk um.

    -Erprobung der neuen FM-Prozesse (z. B. in Verwaltungstrakten oder Testbereichen).

    Interne QM-Audits

    -Prüfung beider Standorte: Läuft das FM-QM nach Plan? Werden SLAs/Prozessvorgaben eingehalten?

    -Dokumentation der Abweichungen, Start KVP-Prozess (kontinuierlicher Verbesserungsprozess).

    Feedback-Schleifen

    -Einholen von Nutzerfeedback aus alt + neu, Integration in KPI-Reports.

    -Ggf. Anpassung der Checklisten, Dienstanweisungen.

    BERATUNGS- UND INGENIEURNETZWERK FÜR FACILITY MANAGEMENT: QUALITÄT

  • PHASE 6 (JUNI – OKTOBER 2026): STANDORT-UMZUG, INTEGRATIONSPHASE & EXTERNE ZERTIFIZIERUNG

    Haupt-Umzugsphase

    -Koordination des Massenumzugs von Maschinen, Büros, Personal ins neue Werk.

    -Sicherstellen, dass FM-QM-Prozesse (z. B. Störungsmanagement, Brandschutz, Reinigung) lückenlos weiterlaufen.

    Roll-Out Full Scale

    -Ausdehnung der FM-QM-Standards auf den gesamten Neubau.

    -Schulung neuer Mitarbeitender / externer Dienstleister am neuen Standort.

    Externe Zertifizierung (z. B. ISO 9001)

    -Vorbereitung auf das Zertifizierungsaudit (Audit-Checklisten, Dokumentation).

    -ggf. Prüfung von GEFMA 730-Konformität für ein spezielles FM-Qualitätssiegel.

  • PHASE 7 (SEPTEMBER – NOVEMBER 2026): FEINTUNING IN NEUER UMGEBUNG & ABSCHLUSSAUDITS

    Ziele / Schwerpunkte

    Feintuning nach Umzugsstress

    -Abarbeitung letzter Mängel, Stabilisierung der FM-Prozesse im laufenden Betrieb (Wartung, Reinigungsrhythmen, Sicherheitsdienste).

    -Feinjustierung KPI-/SLA-Werte, Service Level, Eskalationspfade.

    Abschlussaudits

    -Zertifizierungsaudit (Stage 1 / Stage 2) durch externe Auditoren.

    -Erstellung Auditbericht, Abarbeitung Minor/Major Nonconformities.

    Betriebsrat & HR-Aspekte

    -Klärung letzter Mitbestimmungsthemen (Arbeitsabläufe, Schichtbetrieb?),

    -Ggf. Betriebsvereinbarung über neue Tools oder Monitoring.

  • PHASE 8 (DEZEMBER 2026 – JANUAR 2027): GO-LIVE & ÜBERGABE IN DEN QM-REGELBETRIEB (NEUER STANDORT)

    Ziele / Schwerpunkte

    Finaler Go-Live

    -Start of Production im neuen Werk mit vollständig implementierten FM-QM-Prozessen.

    -Evtl. Abschluss der alten Liegenschaft (Rückbau, Verkauf, Umnutzung) – Minimales FM-Team verbleibt.

    Zertifizierung

    -Bei Erfolg: offizielle Zertifizierung (z. B. ISO 9001) erteilt.

    -Interne Bekanntmachung, ggf. Feierlicher Akt mit Übergabe Zertifikats.

    Übergabe in Regelbetrieb

    -Einrichtung eines QM-Forums / Quality Circles, um KVP fortzuführen.

    -Kontinuierliche Auswertung KPIs, SLA und Zufriedenheit für Nachhaltige Qualitätsentwicklung.

  • PARALLELBETRIEB & UMZUGSMANAGEMENT

    Doppelstrukturen

    -Alte vs. neue FM-Organisation (Prozessangleichung, Personalumschichtung).

    -Ggf. separate Budgets und Workflows, die später fusionieren.

    Zeitliche Entzerrung

    -Teilschritte (Fachbereiche ziehen nach und nach um), Minimierung des Risikos eines Komplettumzugs an einem Tag.

    Kommunikation

    -Detaillierter Umzugsplan, Umzugsleitfäden, Verantwortliche pro Abteilung.

  • KPI-/SLA-CONTROLLING & DIGITALE WERKZEUGE

    KPI-Dashboards:

    -Echtzeit-Monitoring via CAFM oder BI-Tools (z. B. Störungsquote, Reaktionszeit, Kosten pro m²).

    -Vergleich alt vs. neu: Wo entstehen Effizienzgewinne?

    SLA-Management

    -Vertragsanpassung mit Dienstleistern, neu definierte Service-Levels am neuen Standort.

    -Kontinuierliches Eskalationsmanagement bei SLA-Verstößen.

    Digitalisierung & Smart Building

    -Integration von IoT-Sensorik (Buchungs-/Auslastungsdaten, Reinigungs- on-demand) in FM-QM-System.

    -Potential für Predictive Maintenance / AI-Lösungen.

  • CHANGE-MANAGEMENT & MITARBEITEREINBINDUNG

    Stakeholderanalyse

    -Welche Fachabteilungen / Personen sind von der Transformation besonders betroffen?

    -Ggf. Widerstände (z. B. Unmut wegen längerer Wege, neue Tools).

    Führungsleitlinien

    -Proaktives Vorangehen der Führungskräfte, klare Kommunikation des Nutzen (bessere Prozesse, modernere Arbeitsplätze).

    Schulungsreihen

    -Regelmäßige Workshops, e-Learnings, Vor-Ort-Coachings zum FM-QM (Prozessverständnis, KPI-Bedeutung).

  • KONTINUIERLICHE VERBESSERUNG & ZUKÜNFTIGE ANFORDERUNGEN

    KVP-Zyklus

    -Einrichtung eines Quality Boards oder eines monatlichen Jour Fixe zu FM-QM.

    -Offenes Ideenmanagement (Vorschläge für Optimierungen, Automatisierung).

    Weitere Zertifizierungen

    -Anbindung an ISO 14001 (Umweltmanagement), ISO 50001 (Energie), ESG-Standards etc.

    -Ggf. Ausbau der Smart-Building-Infrastruktur (Raumklima-Sensoren, Personenzählung).

    Internationalisierung (falls relevant)

    -Skalierung des FM-QM auf andere Standorte, globale Richtlinien.

    -Synergien in Beschaffung, Wartungsmanagement.

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