Timeline zum Qualitätsmanagement im FM bei Standortverlagerungen
Funktion einer Timeline zum Qualitätsmanagement im Facility Management bei Standortverlagerungen
Eine Timeline zum Qualitätsmanagement im Facility Management im Kontext einer Standortverlagerung dient der frühzeitigen Planung, Definition und Implementierung qualitätssichernder Maßnahmen für alle FM-Leistungen am neuen Standort. Sie koordiniert Leistungskriterien, Prüfprozesse, Dokumentation, Dienstleistermonitoring und Nutzerfeedback und stellt sicher, dass Qualität, Verfügbarkeit und Regelkonformität aller FM-Prozesse ab Betriebsaufnahme systematisch überwacht und kontinuierlich verbessert werden.
Qualitätsmanagement im Facility Management bei Standortverlagerungen
Mit dieser Timeline entsteht in acht Phasen ein hochwertiges FM-Qualitätsmanagement im Rahmen einer Standorttransformation (Neubau + Umzug), das bis Januar 2027 voll operativ ist.
Frühe Einbindung des FM in die Planung des Neubaus sichert Barrierefreiheit, Wartungsfreundlichkeit und Qualität.
Parallele Strukturen (Alt + Neu) werden Schritt für Schritt harmonisiert – Minimierung von Umzugsschwierigkeiten.
KPI-/SLA-Controlling und Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) sorgen dafür, dass aus dem Neubau-FM eine nachhaltige, leistungsfähige Organisation entsteht.
ISO 9001-Zertifizierung (o. ä.) schafft Vertrauen bei internen und externen Stakeholdern und liefert den Rahmen für systematische Prozess- und Servicequalität im Facility Management.
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PHASE 1 (APRIL – JUNI 2025): STRATEGISCHE AUSRICHTUNG & STANDORT-TRANSFORMATIONSZIELE
Ziele / Schwerpunkte
Analyse der Ausgangssituation
-Bestehende FM-Strukturen am alten Standort, Ermittlung von Schwachstellen und Verbesserungsbedarf.
-Klärung: Wie sehen die Anforderungen an den neuen Standort (Neubau) aus (z. B. Hochautomatisierte Bereiche, Smart-Building-Technik)?
Entscheidung für QM-Rahmen
-Festlegen, ob eine ISO 9001-Zertifizierung (oder GEFMA 730 / ISO 41001) angestrebt wird.
-Verknüpfung mit anderen Zielen (ESG, nachhaltiges Bauen, digitalisierte Prozesse).
Stakeholder & Projektteam
-Zusammenstellung eines Kernteams: Bauherr / Projektleitung Neubau, FM-Leitung (alt + neu), BR, IT, HR.
-Festlegung erster Transformationsziele (z. B. Zusammenführung FM-Prozesse beider Standorte).
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PHASE 2 (JUNI – SEPTEMBER 2025): ORGANISATIONS- UND KONZEPTAUFBAU (NEUBAU & TRANSFORMATION)
Ziele / Schwerpunkte
Organisationsstruktur
-Definition einer gemeinsamen FM-Struktur (alt + neu), ggf. separate Projektorganisation für den Neubau.
-Benennung eines Qualitätsmanagement-Beauftragten bzw. QM-Leiters für FM.
Konzept für Neubau-FM
-Early involvement in die Ausführungsplanung: Barrierefreiheit, Wartungsfreundlichkeit, Smart-Building-Funktion.
-Abgrenzung GU- vs. Nutzerausbau (wer stellt welche FM-Dokumente?).
Dokumentenmanagement
-Aufbau eines zentralen DMS (oder CAFM) als „Single Point of Truth“ für alte und neue FM-Daten.
-Entwurf eines Qualitätshandbuchs (Rohversion).
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PHASE 3 (SEPTEMBER – DEZEMBER 2025): PROZESSDESIGN & QUALITÄTSSTANDARDS FÜR ALT + NEU
Ziele / Schwerpunkte
Prozessdefinition
-Ausarbeitung FM-Prozesslandschaft: Wartung, Reinigung, Sicherheitsdienste, Infrastrukturelle Services.
-Integration beider Standorte (wie werden Services z. B. einheitlich gesteuert?).
Qualitätskennzahlen (KPI, SLA)
-Festlegung, wie Leistungs- und Qualitätsstandards im Alt- und Neubau gemessen werden (Reaktionszeiten, Kosteneffizienz etc.).
-Einführung einheitlicher SLA für Dienstleister, ggf. Neuverhandlung der Verträge.
Risiko- & Chancenmanagement
-Transformationsrisiken: (Personalmangel, Verzögerungen beim Neubau, Parallelbetrieb).
-Chancen: (Vereinheitlichung der FM-Prozesse, Kostensynergien).
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PHASE 4 (DEZEMBER 2025 – MÄRZ 2026): ROLLOUT QM-GRUNDLAGEN & SCHULUNGEN IN PARALLELEN STRUKTUREN
Ziele / Schwerpunkte
Basis-QM-Implementierung
-Erstellung standardisierter Verfahrensanweisungen (Wartung, Störungsmeldungen, Beschwerdemanagement).
-Integration in CAFM, falls vorhanden (Ticket-System, Workflow).
Schulungen & Kommunikation
-Trainings für FM-Teams (alt + neu) zu QM-Methoden, Dokumentenlenkung, Abweichungsmanagement.
-Interne Info-Kampagne (Intranet, Flyer) zu den neuen Qualitätsprozessen.
Parallelbetrieb-Planung
-Vorbereitung, wie das FM-QM im Alt-Standort weiterlaufen soll, während man den Neubau hochfährt (Übergangsphase).
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PHASE 5 (MÄRZ – AUGUST 2026): PILOTIERUNG IM ALT- UND NEUBAU + INTERNE AUDITS
Ziele / Schwerpunkte
Teil-Umzug / Pilotphasen
-Erste Bereiche ziehen ggf. schon ins neue Werk um.
-Erprobung der neuen FM-Prozesse (z. B. in Verwaltungstrakten oder Testbereichen).
Interne QM-Audits
-Prüfung beider Standorte: Läuft das FM-QM nach Plan? Werden SLAs/Prozessvorgaben eingehalten?
-Dokumentation der Abweichungen, Start KVP-Prozess (kontinuierlicher Verbesserungsprozess).
Feedback-Schleifen
-Einholen von Nutzerfeedback aus alt + neu, Integration in KPI-Reports.
-Ggf. Anpassung der Checklisten, Dienstanweisungen.
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PHASE 6 (JUNI – OKTOBER 2026): STANDORT-UMZUG, INTEGRATIONSPHASE & EXTERNE ZERTIFIZIERUNG
Haupt-Umzugsphase
-Koordination des Massenumzugs von Maschinen, Büros, Personal ins neue Werk.
-Sicherstellen, dass FM-QM-Prozesse (z. B. Störungsmanagement, Brandschutz, Reinigung) lückenlos weiterlaufen.
Roll-Out Full Scale
-Ausdehnung der FM-QM-Standards auf den gesamten Neubau.
-Schulung neuer Mitarbeitender / externer Dienstleister am neuen Standort.
Externe Zertifizierung (z. B. ISO 9001)
-Vorbereitung auf das Zertifizierungsaudit (Audit-Checklisten, Dokumentation).
-ggf. Prüfung von GEFMA 730-Konformität für ein spezielles FM-Qualitätssiegel.
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PHASE 7 (SEPTEMBER – NOVEMBER 2026): FEINTUNING IN NEUER UMGEBUNG & ABSCHLUSSAUDITS
Ziele / Schwerpunkte
Feintuning nach Umzugsstress
-Abarbeitung letzter Mängel, Stabilisierung der FM-Prozesse im laufenden Betrieb (Wartung, Reinigungsrhythmen, Sicherheitsdienste).
-Feinjustierung KPI-/SLA-Werte, Service Level, Eskalationspfade.
Abschlussaudits
-Zertifizierungsaudit (Stage 1 / Stage 2) durch externe Auditoren.
-Erstellung Auditbericht, Abarbeitung Minor/Major Nonconformities.
Betriebsrat & HR-Aspekte
-Klärung letzter Mitbestimmungsthemen (Arbeitsabläufe, Schichtbetrieb?),
-Ggf. Betriebsvereinbarung über neue Tools oder Monitoring.
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PHASE 8 (DEZEMBER 2026 – JANUAR 2027): GO-LIVE & ÜBERGABE IN DEN QM-REGELBETRIEB (NEUER STANDORT)
Ziele / Schwerpunkte
Finaler Go-Live
-Start of Production im neuen Werk mit vollständig implementierten FM-QM-Prozessen.
-Evtl. Abschluss der alten Liegenschaft (Rückbau, Verkauf, Umnutzung) – Minimales FM-Team verbleibt.
Zertifizierung
-Bei Erfolg: offizielle Zertifizierung (z. B. ISO 9001) erteilt.
-Interne Bekanntmachung, ggf. Feierlicher Akt mit Übergabe Zertifikats.
Übergabe in Regelbetrieb
-Einrichtung eines QM-Forums / Quality Circles, um KVP fortzuführen.
-Kontinuierliche Auswertung KPIs, SLA und Zufriedenheit für Nachhaltige Qualitätsentwicklung.
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PARALLELBETRIEB & UMZUGSMANAGEMENT
Doppelstrukturen
-Alte vs. neue FM-Organisation (Prozessangleichung, Personalumschichtung).
-Ggf. separate Budgets und Workflows, die später fusionieren.
Zeitliche Entzerrung
-Teilschritte (Fachbereiche ziehen nach und nach um), Minimierung des Risikos eines Komplettumzugs an einem Tag.
Kommunikation
-Detaillierter Umzugsplan, Umzugsleitfäden, Verantwortliche pro Abteilung.
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KPI-/SLA-CONTROLLING & DIGITALE WERKZEUGE
KPI-Dashboards:
-Echtzeit-Monitoring via CAFM oder BI-Tools (z. B. Störungsquote, Reaktionszeit, Kosten pro m²).
-Vergleich alt vs. neu: Wo entstehen Effizienzgewinne?
SLA-Management
-Vertragsanpassung mit Dienstleistern, neu definierte Service-Levels am neuen Standort.
-Kontinuierliches Eskalationsmanagement bei SLA-Verstößen.
Digitalisierung & Smart Building
-Integration von IoT-Sensorik (Buchungs-/Auslastungsdaten, Reinigungs- on-demand) in FM-QM-System.
-Potential für Predictive Maintenance / AI-Lösungen.
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CHANGE-MANAGEMENT & MITARBEITEREINBINDUNG
Stakeholderanalyse
-Welche Fachabteilungen / Personen sind von der Transformation besonders betroffen?
-Ggf. Widerstände (z. B. Unmut wegen längerer Wege, neue Tools).
Führungsleitlinien
-Proaktives Vorangehen der Führungskräfte, klare Kommunikation des Nutzen (bessere Prozesse, modernere Arbeitsplätze).
Schulungsreihen
-Regelmäßige Workshops, e-Learnings, Vor-Ort-Coachings zum FM-QM (Prozessverständnis, KPI-Bedeutung).
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KONTINUIERLICHE VERBESSERUNG & ZUKÜNFTIGE ANFORDERUNGEN
KVP-Zyklus
-Einrichtung eines Quality Boards oder eines monatlichen Jour Fixe zu FM-QM.
-Offenes Ideenmanagement (Vorschläge für Optimierungen, Automatisierung).
Weitere Zertifizierungen
-Anbindung an ISO 14001 (Umweltmanagement), ISO 50001 (Energie), ESG-Standards etc.
-Ggf. Ausbau der Smart-Building-Infrastruktur (Raumklima-Sensoren, Personenzählung).
Internationalisierung (falls relevant)
-Skalierung des FM-QM auf andere Standorte, globale Richtlinien.
-Synergien in Beschaffung, Wartungsmanagement.
